Office Managerin / Teamassistenz (m/w/d) Teilzeit 20 Std

10 gute Gründe für SWMP

30 Tage Urlaub

Digitale Kanzlei

Eigener 24/7 Parkplatz

Firmenevents, Teambuilding und After Work

• Flache Hierarchien
• Flexible Arbeitszeiten
• Krisensicherer Job
• Miteinander auf persönlicher Ebene
• Offene Türen
• Vitamine & Verpflegung

Dein Tätigkeitsprofil

Du unterstützt die Partner und das fachliche SWMP Team in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sorgst gemeinsam mit Deinen Kollegen und Kolleginnen für einen reibungslosen Ablauf des Sekretariats.

Deine Aufgaben beinhalten unter anderem

• Du legst neue Mandate an und richtest sie administrativ ein, auch die digitale Mandantenstruktur im DMS.
• Du pflegst Stammdaten, Vollmachten und Zugangsdaten in DATEV und betreust DATEV Unternehmen online.
• Du organisierst den physischen und digitalen Posteingang und -ausgang und betreust das zentrale E-Mail-Postfach der Kanzlei.
• Du verwaltest das DMS und die Mandantenakten. Dazu gehört, dass du Unterlagen digitalisierst, verschlagwortest und archivierst.
• Du bearbeitest eingehende Steuerbescheide, schickst sie an die Mandanten und überwachst die Fristen.
• Du versendest Steuererklärungen, Jahresabschlüsse sowie Prüfungs- und Abschlussunterlagen.
• Du bearbeitest GmbH-Vorgänge, Offenlegungen, Vollständigkeitserklärungen und notarielle Urkunden administrativ.
• Du schreibst und telefonierst mit Finanzämtern und Behörden und organisierst die Unterschriften.
• Du bearbeitest Rechnungen und SEPA-Lastschriftmandate und verschickst nach Vorgabe Mahnungen.
• Du koordinierst Termine und Besprechungen und bestellst Büro- und Kanzleibedarf.
• Du koordinierst die Abläufe im Backoffice und bist Ansprechperson für Kolleginnen und Kollegen sowie für externe Dienstleister.
• Du arbeitest neue Kolleginnen und Kollegen in die Abläufe des Backoffice ein.

Was wir uns von Dir wünschen

Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung

• Berufserfahrung im Bereich Sekretariat / Organisation / Kanzleiumfeld
• Sicherer Umgang mit MS-Office (DATEV Kenntnisse sind ein Plus)

sicheres Auftreten, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit

Hohe Eigeninitiative, Genauigkeit und Zuverlässigkeit

Unser Angebot

Mitarbeit in einem erfolgreichen Team und ein wertschätzendes Betriebsklima

Kontinuierliche fachliche und persönliche Weiterentwicklung

Moderne IT-Technik und eine digitale Arbeitswelt

Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz mit eigenem Parkplatz in zentraler Lage

Eine langfristige Perspektive mit leistungsgerechter Bezahlung

• Eine strukturierte Einarbeitung und ein respektvolles und offenes Miteinander
• Und daneben jede Menge Teamevents, Kollegialität und Einblicke in angrenzende Arbeitsgebiete
• Mache den nächsten Schritt und bewirb Dich bei uns!
• Wir freuen uns auf Deine Bewerbung, die wir selbstverständlich vertraulich behandeln.
• Deine Ansprechpartnerin: Carolin Uffinger, Personalreferentin, Diplom Kauffrau
• Tel. 0821/543378-88 | bewerbung@swmp.eu | www.swmp.eu