Traumjob Teamassistenz (m/w/d) für Empfang, Sekretariat und Backoffice

Umfang: Vollzeit | Ort: Ahaus (NRW)

Wenn du gern der Mensch bist, bei dem alle Fäden zusammenlaufen, solltest du jetzt unbedingt weiterlesen!

Du bist freundlich, organisiert und behältst auch dann den Überblick, wenn Telefon, E-Mails, Post und Kollegen gleichzeitig deine Aufmerksamkeit brauchen? Du magst den Kontakt mit Menschen, arbeitest gern selbstständig und hast gleichzeitig Lust darauf, ein Team im Kanzleialltag zuverlässig zu entlasten?

Dann haben wir bei HOGE & BERGHAUS den perfekten Job für dich.

Wir suchen eine Teamassistenz (m/w/d) für Empfang, Sekretariat und Backoffice, die nicht nur Aufgaben abarbeitet, sondern mitdenkt, den Überblick behält und dafür sorgt, dass sich Mandanten, Kollegen und Besucher bei uns gut aufgehoben fühlen.

Wichtig für dich: Du musst keine Steuerexpertin und kein Steuerexperte sein. Viel wichtiger ist uns, dass du eine passende kaufmännische Ausbildung mitbringst, gerne mit Menschen arbeitest, sicher organisierst und Lust auf digitale Prozesse hast. Wenn du bereits Erfahrung in einer Steuerkanzlei gesammelt hast, ist das natürlich ein Vorteil – aber keine Pflicht.

Bei uns findest du einen Arbeitgeber, der viel Wert auf Zusammenhalt und gegenseitige Unterstützung legt. Wir sind ein Team, in dem ausgiebig gemeinsam Feste gefeiert werden und in dem wir uns in Krisenzeiten gegenseitig unterstützen.

Aber das ist nicht alles! Denn bei uns erwarten dich neben einem klaren Einarbeitungsplan, der dir viel Sicherheit gibt, noch viele andere Vorteile.

Na, neugierig geworden? Dann wirst du über den Rest dieser Anzeige verblüfft sein.

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Diese strukturierten Aufgaben erwarten dich

Als Teamassistenz für Empfang, Sekretariat und Backoffice bist du ein sehr wichtiger Teil unseres Teams. Du bist häufig die erste Stimme am Telefon, das erste Gesicht am Empfang und gleichzeitig die Person, die im Hintergrund dafür sorgt, dass viele organisatorische Abläufe in der Kanzlei zuverlässig funktionieren.

Nach einer gründlichen Einarbeitungszeit unterstützt du unser gesamtes Team bei allen Aufgaben, die im Kanzleialltag rund um Empfang, Sekretariat und Backoffice regelmäßig anfallen. Dabei arbeitest du mit klaren Prozessen, digitalen Abläufen und der Unterstützung deiner Kollegen.

Deine Aufgaben umfassen insbesondere

• Empfang und freundliche Betreuung unserer Mandanten, Besucher und Geschäftspartner – persönlich vor Ort und am Telefon .
• Annahme, Weiterleitung und Koordination eingehender Telefonate sowie Terminvereinbarung und Terminmanagement für Geschäftsleitung, Berater und Team.
• Verwaltung des digitalen und klassischen Postverkehrs inklusive Scannen, Zuordnen und digitaler Ablage von Unterlagen.
• Vorbereitung von Schriftwechseln mit Mandanten und Behörden sowie Pflege von Fristen, Wiedervorlagen und organisatorischen Übersichten.
• Unterstützung der Geschäftsleitung und des gesamten Teams bei verschiedenen Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben.
• Pflege von Stammdaten in DATEV und anderen Systemen sowie Unterstützung bei der Anlage neuer Mandanten, z. B. durch Einholen von Stammdaten, Vollmachten und SEPA-Mandaten.
• Vorbereitung von Rechnungen, Arbeit mit DATEV, DATEV DMS und MS Office sowie Unterstützung bei der allgemeinen Büroorganisation.
• Kurz gesagt: Du sorgst dafür, dass unser Kanzleialltag läuft – freundlich, strukturiert und mit einem Blick für das, was als Nächstes gebraucht wird.

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Wichtig: Für die Kurzbewerbung sind nur deine Stammdaten OHNE Bewerbungsunterlagen notwendig (Dauer ca. 1 Minute)

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Mit diesen Eigenschaften unterstützt du unser Team

Es ist uns egal, dass du vielleicht manchmal drei Dinge gleichzeitig anfängst, weil gerade überall etwas los ist. Viel wichtiger ist uns, dass du trotzdem den Überblick behältst, freundlich bleibst und am Ende dafür sorgst, dass alles zuverlässig erledigt wird.

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als

• Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement,
• Steuerfachangestellte/r,
• Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r.
• Du telefonierst gern und hast keine Scheu davor, freundlich und verbindlich auf Menschen zuzugehen.
• Deine Freunde beschreiben dich als offen, hilfsbereit und unkompliziert.
• Du arbeitest selbstständig, schaust über den Tellerrand und erkennst, wo gerade Unterstützung gebraucht wird.
• Andere beschreiben dich als fleißig und beständig mit der Fähigkeit, Berufliches und Privates gut trennen zu können.
• Du bist sehr zuverlässig und sorgst dafür, dass Aufgaben nicht einfach liegen bleiben
• Du gehst diskret und sorgfältig mit vertraulichen Informationen um.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office. DATEV-Kenntnisse sind ein Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Berufserfahrung in einer Steuerkanzlei ist ebenfalls ein Vorteil, aber keine Pflicht
• Du findest die niederländische Sprache spannend oder hast vielleicht sogar schon erste Kenntnisse? Dann kannst du bei uns gern an den wöchentlichen Unterrichtseinheiten im Büro teilnehmen. Wenn das nicht dein Thema ist, ist das aber völlig in Ordnung.
• Und keine Sorge: Du wirst bei uns nicht einfach ins kalte Wasser geworfen. Wir arbeiten dich strukturiert ein und geben dir die Sicherheit, die du brauchst, um Schritt für Schritt in deine Aufgaben hineinzuwachsen.