Office Manager (m/w/d)

Office Manager (m/w/d)

Regensburg

Vollzeit

Festanstellung

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Warum Wir?

Werde Teil unseres wibatax Teams und gestalte mit uns ‚Business, balanced.: Arbeite in einer wertschätzenden, digitalen Kanzlei, die auf Teamgeist, Verantwortung und flexible Arbeitsmodelle setzt. Profitiere von individuellen Karrierechancen, moderner Technik und einer Kultur, in der Deine Weiterentwicklung und Dein Wohlbefinden im Mittelpunkt stehen.

Wir liefern für jeden Mandanten lösungsorientierte und werthaltige Beratung. So erfährst Du täglich, dass Dein Einsatz echten Mehrwert schafft

Gleitzeitregelungen und besondere Freistellungen (z. B. Heiligabend, Silvester frei) unterstützen Deine Work-Life-Balance

Wir wachsen stetig und bieten Dir individuelle Karrierewege – so sichern wir Dir ein zukunftssicheres Umfeld und kontinuierliches persönliches Wachstum, wenn Du das möchtest

Flache Hierarchien und direkte Kommunikation ermöglichen Dir, Ideen schnell einzubringen und gemeinsam Bemerkenswertes zu erreichen

Ein kollegiales Umfeld mit ergonomischen Arbeitsplätzen, Gemeinschaftsräumen und regelmäßigen Team-Events stärkt den Zusammenhalt.

Deine Aufgaben

Als Mitarbeitende*r im Sekretariat bist du eine wichtige Schnittstelle innerhalb und außerhalb der Kanzlei

Deine Aufgaben umfassen insbesondere:

Eigenständiges Management des Kanzleialltags an unseren beiden Standorten in Regensburg inklusive Ressourcenmanagement, Büroorganisation und proaktivem Erkennen sowie Lösen operativer Themen

Professionelle Telefon- und E-Mail-Kommunikation mit Mandanten, Behörden und Geschäftspartnern

Posteingangs- und -ausgangsbearbeitung sowie die Erstellung und Abwicklung von Angeboten, Honorarabrechnungen und Kassenführung

Termin- und Fristenkoordination, Pflege von Kalendern und Unterstützung bei der Kanzleiplanung

Stammdatenpflege sowie On- und Offboarding von Mandanten

Unterstützung bei der Korrespondenz (z. B. Anschreiben, Bescheide, allgemeiner Schriftverkehr)

Unterstützung unserer Fachbereiche bei der Fertigstellung von Steuererklärungen, Jahresabschlüssen sowie Jahresabschlussprüfungen

Verwaltung und kontinuierliche Aktualisierung unserer Mandantenstammdaten

Enge Zusammenarbeit mit der Kanzleileitung und dem Fachteam

Stetige Mitwirkung an der Weiterentwicklung von digitalen Prozessen und Abläufen im Backoffice

Dein Profil

Du passt gut zu uns, wenn du:

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung hast  (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Steuerfachangestellter, Rechtsanwalts- und/oder Notarfachangestellter oder vergleichbar)

Berufs- und idealerweise Branchenerfahrung in einer Steuer-, Wirtschaftsprüfungs- oder Kanzleiumgebung mitbringst

Sicher im Umgang mit MS 365 (Outlook, Word, Teams, idealerweise Planner/OneNote) bist

Erfahrung mit digitalen Kanzleiprozessen (z. B. DMS, DATEV und digitaler Aktenführung) sowie idealerweise erste Berührungspunkte mit KI-Anwendungen zur Unterstützung und Effizienzsteigerung von Arbeitsabläufen hast

Strukturiert, zuverlässig und diskret arbeitest

Eine freundliche, verbindliche Kommunikation schätzt – intern wie extern

Eigenständig denkst, mit anpackst, selbständig Verbesserungsvorschläge einbringst und gerne Verantwortung übernimmst

Warum diese Rolle wichtig ist

Das Sekretariat ist bei uns mehr als „Organisation im Hintergrund“.  Du sorgst für reibungslose Abläufe, behältst den Überblick und trägst aktiv dazu bei, dass sich Mandantinnen und Kolleginnen gleichermaßen gut betreut fühlen.

Deine Benefits

Finanzielle Sicherheit durch einen unbefristeten Arbeitsvertrag