Office Manager / Kanzleimanager*in / Teamleitung (m/w/d) In Köln

OFFICE MANAGER / KANZLEIMANAGER*IN / TEAMLEITUNG (M/W/D) IN KÖLN

Vollzeit oder Teilzeit (30-40 Stunden/Woche) | Hauptstandort Köln-Südstadt | Eintritt zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Gestalten Sie mit uns die Organisation einer erfolgreichen Wirtschaftskanzlei. Übernehmen Sie Verantwortung für professionelle Abläufe, moderne Strukturen und ein Umfeld, in dem hohe fachliche Ansprüche auf kurze Entscheidungswege und wertschätzende Zusammenarbeit treffen.

Sie möchten organisatorische Prozesse aktiv gestalten, unternehmerisch denken und als verlässliche Schnittstelle für Partnerinnen und Partner, Mitarbeitende sowie externe Dienstleister wirken? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

HECKER WERNER HIMMELREICH Rechtsanwälte zählt seit mehr als 50 Jahren zu den etablierten Wirtschaftskanzleien in Nordrhein-Westfalen. Mit mehreren Standorten beraten wir Unternehmen, öffentliche Auftraggeber und Privatpersonen auf höchstem fachlichen Niveau. Vertrauen, klare Kommunikation und ein kollegialer Umgang prägen unsere Zusammenarbeit. Für unseren Hauptstandort in der Kölner Südstadt suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit für das Office- und Kanzleimanagement.

Ihre Rolle

Sie sind die organisatorische Schaltstelle unserer Kanzlei und arbeiten eng mit der Kanzleileitung sowie unserem Verwaltungsteam zusammen. Dabei stellen Sie einen professionell organisierten Kanzleialltag sicher und entwickeln interne Abläufe kontinuierlich weiter.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

Organisation und Steuerung der administrativen Abläufe unserer Kanzlei

Leitung des Verwaltungsteams

Unterstützung der Kanzleileitung bei organisatorischen und kaufmännischen Fragestellungen

Mitwirkung im Controlling sowie Unterstützung bei Buchhaltungs- und Verwaltungsprozessen

Entwicklung und Optimierung interner Prozesse und Arbeitsanweisungen

Vorbereitung und Moderation interner Besprechungen sowie Unterstützung bei organisatorischen Personalthemen

Planung und Durchführung interner Veranstaltungen sowie exklusiver Mandanten- und Netzwerkveranstaltungen

Zusammenarbeit mit unseren weiteren Standorten sowie externen Dienstleistern

Unterstützung bei Digitalisierungs- und Organisationsprojekten

Das bringen Sie mit

Wir freuen uns über Bewerbungen von Persönlichkeiten mit einer der folgenden Qualifikationen:

erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium, beispielsweise der Wirtschafts-, Rechts-, Verwaltungs- oder Sozialwissenschaften

kaufmännische Ausbildung

Ausbildung als Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/r

vergleichbare Qualifikation

Darüber hinaus überzeugen Sie durch:

optimalerweise haben Sie bereits im Personalmanagement und/oder als Büroleitung in einer Anwaltskanzlei gearbeitet bzw. haben Erfahrung in der Leitung eines Teams

ausgeprägtes Organisationsgeschick und unternehmerisches Denken

strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise

Kommunikationsstärke sowie ein souveränes und verbindliches Auftreten

Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Veränderungen aktiv mitzugestalten

sicheren Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Word, Excel und Teams

Flexibilität und Bereitschaft, gelegentlich Veranstaltungen auch in den Abendstunden zu begleiten

Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position; diese ist von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung

Das erwartet Sie

verantwortungsvolle Schlüsselposition mit viel Gestaltungsspielraum

direkte Zusammenarbeit mit der Kanzleileitung

anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einer etablierten Wirtschaftskanzlei