(Senior) Specialist Stammdatenmanagement (w/m/d)

Innere Kanalstraße 15, 50823 Köln

Hybrides Arbeiten

Vollzeit

Stellenbeschreibung

Gleichen Sie hier die Stellenbeschreibung mit Ihrem Profil ab.

Anstellungsart

• Vollzeit
• Leistungen
• Aus der vollständigen Stellenbeschreibung
• Vermögenswirksame Leistungen
• Verkehrsanbindung

Vollständige Stellenbeschreibung

Wir sind die Kanzlei für die Welt von morgen. Als eine der dynamischsten internationalen Wirtschaftskanzleien in Deutschland leistet Osborne Clarke Mandatsarbeit auf höchstem Niveau. An unseren Standorten Berlin, Frankfurt am Main, Hamburg, Köln und München arbeiten mehr als 600 Mitarbeitende gemeinsam an den wichtigen Themen der Zukunft. Wir sind #teamtomorrow. Du auch?

Deine Aufgabe

In deiner Rolle übernimmst du die Verantwortung für die Qualität unserer Mandanten-, Kontakt- und Matter-Stammdaten und sorgst dafür, dass neu angelegte Mandate/Matter vollständig, plausibel und im Einklang mit unseren internationalen Richtlinien erfasst werden. Dabei arbeitest du eng mit Kolleg:innen aus Risk & Compliance, Finance, Business Development und IT zusammen, entwickelst unsere Standards und Prozesse rund um die Mandats- und Datenanlage weiter, schulst Mitarbeitende an verschiedenen Standorten und analysierst regelmäßig die Datenqualität, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren und umzusetzen. Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:

Qualitätskontrolle neu angelegter Mandate/Matter inkl. Prüfung auf Vollständigkeit, Plausibilität und Einhaltung globaler Richtlinien sowie Freigabe der zugehörigen Stammdaten

laufende Pflege, Aktualisierung und Bereinigung von Mandanten-, Kontakt- und Matter-Stammdaten inkl. Definition und Weiterentwicklung von Standards (z. B. Naming Conventions, Klassifizierungen)

regelmäßige Datenqualitätsprüfungen (Dubletten, veraltete oder widersprüchliche Einträge) und standortübergreifende Koordination von Bereinigungsmaßnahmen

enge Zusammenarbeit mit Risk & Compliance, Finance, BD/Marketing und IT zur Sicherstellung abrechnungs-, risiko- und reportingrelevanter Datenqualität sowie Mitarbeit an Systemanpassungen und -projekten

Mitarbeit an Governance und Prozessen für Stammdaten (Richtlinien, Freigabeprozesse, Rollenmodelle) sowie Erstellung von Dokumentationen, Guidelines und Checklisten

Planung und Durchführung von Schulungen für Anwält:innen, Sekretariate und Business-Services-Teams im In- und Ausland zur Sensibilisierung für Datenqualität

Erstellung und Analyse von Datenqualitätsreports, Mitwirkung an BI-/Reporting-Projekten sowie Identifikation und Initiierung von Automatisierungs- und Prozessverbesserungspotenzialen

Du überzeugst durch

In dieser Rolle überzeugst du durch hohe Serviceorientierung, ausgeprägte Sorgfalt und ein gutes Verständnis für Abläufe in einer internationalen Wirtschaftskanzlei oder einem vergleichbaren Umfeld. Du denkst prozessorientiert, kommunizierst sicher auf verschiedenen Hierarchieebenen und hast ein ausgeprägtes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein. Dazu bringst du idealerweise folgendes mit:

abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte:r oder vergleichbare Qualifikation; idealerweise ergänzt durch Berufserfahrung in einer internationalen Wirtschaftskanzlei oder einem anderen Professional-Services-Umfeld

mehrjährige Erfahrung im Stammdatenmanagement (Mandanten, Kontakte, Matter/Projekte) oder in einer vergleichbaren Funktion (z. B. Finance- oder Compliance-nahe Rolle) von Vorteil

sehr sorgfältige, strukturierte und prozessorientierte Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein

gutes Verständnis der Zusammenhänge zwischen Mandatsanlage, Billing, Controlling, KYC/Compliance und Reporting

sicherer Umgang mit Kanzlei-/PMS-Systemen (idealerweise Elite 3E) sowie sehr gute MS-Excel-Kenntnisse; Erfahrung mit CRM-Systemen ist ein Plus

hohe Kommunikations- und Durchsetzungsfähigkeit, um mit unterschiedlichen Stakeholdern auf verschiedenen Hierarchieebenen (national und international) effektiv zusammenzuarbeiten

hohe Integrität und Diskretion, verbunden mit Sensibilität für Datenschutz (insb. DSGVO) und regulatorische Anforderungen

sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil

Wir bieten dir

eine spannende und verantwortungsvolle Aufgabe und eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit der Chance, in einer wachsenden Kanzlei sehr schnell Verantwortung zu übernehmen

eine langfristige, berufliche Perspektive in einer sich stets weiterentwickelnden modernen Wirtschaftskanzlei

ein tolles standordübergreifendes Team mit flachen Hierarchien, gute Stimmung, viel Spaß an der Arbeit und genügend Raum deine eigenen Ideen einzubringen

die Förderung und Unterstützung deiner fachlichen und persönlichen Entwicklung sowie immer ein offenes Ohr

eine gute Work-Life-Balance, Zeit für deine persönlichen Belange und ein modernes Arbeitsumfeld in den Themen wie Diversity, Sustainability und Well-being-Angebote (Mobilitätsbudget, vermögenswirksame Leistungen, BAV, JobRad, Fitnessangebote, Dog Rules, Möglichkeit zum Mobile Working etc.) nicht nur Absichtserklärungen sind, sondern Daily Business

zentral gelegene und gut angebundene, moderne Büros, aber auch die Möglichkeit zeitlich und örtlich flexibel zu arbeiten

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Osborne Clarke versteht sich als diverse Gesellschaft. Wir betrachten dies nicht nur als Floskel, sondern leben diese Einstellung jeden Tag. Wir stehen für Chancengleichheit und Vielfalt und setzen uns für Integration am Arbeitsplatz ein. Wir stellen uns bewusst gegen jegliche Form der Diskriminierung und Belästigung aufgrund von Geschlecht & geschlechtlicher Identität, körperlicher & geistiger Fähigkeiten, Religion & Weltanschauung, sexueller Orientierung, sozialer Herkunft, Alter sowie allen weiteren Diversitäts-Merkmalen. Nur um die Lesbarkeit zu erleichtern, verwenden wir in diesem Text das generische Maskulinum.