Executive Assistant & Office Manager (m/w/d)

Executive Assistant & Office Manager (m/w/d)

[Vollzeit | Frankfurt am Main]

Organisationstalent mit Ruhe, Überblick und Fingerspitzengefühl gesucht

„Just learn how to get stuff done.“

Ich suche jemanden, der mir nicht erklärt, warum etwas schwierig ist oder nicht geht. Ich suche jemanden, der einen Weg findet, das Problem zu lösen.

Für unser anspruchsvolles Kanzleiumfeld suchen wir eine erfahrene persönliche Assistenz, die nicht nur organisiert, sondern mitdenkt, priorisiert und in komplexen Situationen Ruhe bewahrt.

Sie sind die Person, die auch dann noch den Überblick behält, wenn mehrere Themen gleichzeitig auflaufen, Termine kollidieren, Fristen drängen und unterschiedliche Persönlichkeiten zusammengebracht werden müssen. Sie erkennen, was wirklich wichtig ist, wann Diskretion gefragt ist, wann Diplomatie hilft — und wann ein Thema mit Nachdruck verfolgt werden muss.

Sie verstehen es, lose Enden zusammenzuhalten, Chaos zu strukturieren und gleichzeitig dem gesamten Team Stabilität und Ruhe zu vermitteln.

Insbesondere suchen wir jemanden, der mit besonnener Art auch in hektischen Situationen Orientierung gibt und die Geschäftsführung mit klarem Blick, Verlässlichkeit und kluger Priorisierung unterstützt.

IHRE AUFGABEN

Persönliche und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung/Kanzleileitung

Steuerung komplexer Termin- und Prioritätenlagen

Koordination interner und externer Ansprechpartner

Eigenständiges Nachhalten offener Themen, Fristen und Wiedervorlagen

Vorbereitung von Besprechungen, Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen

Kommunikation mit Mandanten, Geschäftspartnern und Behörden auf hohem Niveau

Souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen

Strukturierung und Organisation auch in dynamischen oder unübersichtlichen Situationen

Vorausschauendes Mitdenken und frühzeitiges Erkennen kritischer Themen

Selbständige Initiierung von Entscheidungsvorlagen zur Prozessoptimierung im Kanzleialltag

Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft

Besonders freuen würden wir uns über zusätzliche Erfahrung oder Interesse in Controlling, Marketing, Social Media, PowerPoint/Excel, Qualitätssicherung oder KI und Automatisierung.

WAS SIE AUSZEICHNET

Mehrjährige Erfahrung als persönliche Assistenz, Executive Assistant oder Assistenz der Geschäftsführung — idealerweise im Kanzlei-, Beratungs- oder anspruchsvollen Dienstleistungsumfeld

Herausragendes Organisationsgeschick

Die Fähigkeit, Prioritäten sicher einzuordnen

Ruhe und Klarheit auch unter hoher Belastung

Diplomatisches Gespür und emotionale Intelligenz

Die Fähigkeit, Menschen situationsgerecht abzuholen — freundlich, verbindlich, aber bei Bedarf auch bestimmt

Diskretion und professioneller Umgang mit sensiblen Themen

Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise

Hohe Loyalität und Verantwortungsbewusstsein

Sicheres Auftreten sowie exzellente Kommunikationsfähigkeiten

WAS UNS BESONDERS WICHTIG IST

Wir suchen keine reine „Terminkoordination“, sondern eine Persönlichkeit mit Überblick, Reife und innerer Stabilität.

Jemanden, der:

nicht hektisch wird, wenn es komplex wird,

nicht jedes Problem sofort eskaliert,

sondern sortiert, einordnet und Lösungen vorbereitet.

Eine Person, die mit natürlicher Autorität Ruhe ausstrahlt und dabei hilft, auch in herausfordernden Situationen den Fokus auf das Wesentliche zu behalten.

ÜBER STÜRZL STEUERSTRAFRECHT

STÜRZL ist eine junge, hochspezialisierte Boutique für Steuer- und Wirtschaftsstrafrecht in Frankfurt.

Wir haben hohe Ansprüche an unsere Arbeit und bauen gleichzeitig noch Strukturen auf. Deshalb suche ich niemanden, der nur bestehende Prozesse verwaltet, sondern jemanden, der mitgestaltet und Verantwortung übernimmt.