Kanzleiorganisation & Backoffice (m/w/d)

Kanzleiorganisation & Backoffice (m/w/d)

Teilzeit | ca. 25–30 Stunden/Woche | Montag bis Freitag vormittags

Organisation ist deine Superkraft? Dann könnten wir perfekt zusammenpassen. In einer modernen Steuerkanzlei läuft jeden Tag vieles gleichzeitig. Mandanten kommen und gehen, Unterlagen werden digital verarbeitet, neue Mandate entstehen und im Hintergrund müssen unzählige organisatorische Dinge einfach funktionieren. Genau dafür suchen wir dich.

Du bist ein Mensch, der Struktur liebt, den Überblick behält und Freude daran hat, anderen den Rücken freizuhalten. Du arbeitest gerne organisiert, denkst mit und erkennst Aufgaben, bevor andere sie aussprechen müssen. Gleichzeitig begegnest du Menschen mit Freundlichkeit, Empathie und einem offenen Lächeln. Denn genau so arbeiten wir auch.

Deine Aufgaben

Du bist eine wichtige organisatorische Schnittstelle unserer Kanzlei und sorgst dafür, dass der Kanzleialltag reibungslos funktioniert.

Dazu gehören unter anderem:

Empfang unserer Mandanten sowie Betreuung des Türtelefons

Telefonannahme und allgemeine Korrespondenz

Organisation des Posteingangs und Postausgangs

Digitale Erfassung, Verschlagwortung und Zuordnung eingehender Dokumente

Pflege unserer internen digitalen Belegablage

Unterstützung bei der Anlage neuer Mandate

Vorbereitung von Verträgen, Vollmachten und organisatorischen Unterlagen

Mitarbeit bei der Optimierung unserer internen Abläufe und Prozesse

Unterstützung unserer Backoffice-Verantwortlichen sowie deren Vertretung bei Abwesenheiten

Bestellung von Büromaterial, Getränken, Obst und Snacks

Mitgestaltung einer angenehmen Arbeitsatmosphäre für unser Team

Allgemeine organisatorische Aufgaben rund um unsere Kanzlei

Das bringst du mit

Du musst nicht alles können. Viel wichtiger ist uns, dass du Freude an Organisation hast und gerne Verantwortung übernimmst.

Idealerweise bringst du Folgendes mit:

Erfahrung in einer Steuerkanzlei, Wirtschaftsprüfung oder einem vergleichbaren Büro

Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise

Freude an digitalen Arbeitsabläufen

Ein gutes Gespür für Organisation und Prioritäten

Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit

Freundlichkeit, Hilfsbereitschaft und Empathie

Ein offenes Wesen und Freude am Umgang mit Menschen

Lust darauf, gemeinsam Prozesse weiterzuentwickeln

Wer gut zu uns passt

Du fühlst dich wohl, wenn Dinge organisiert sind. Checklisten machen dich glücklich. Chaos eher nicht. Du denkst gerne einen Schritt voraus, arbeitest gewissenhaft und kannst mehrere Themen gleichzeitig im Blick behalten. Gleichzeitig bist du herzlich, hilfsbereit und hast Freude daran, sowohl Mandanten als auch Kollegen den Tag ein Stück leichter zu machen. Wenn du gerne Verantwortung übernimmst, serviceorientiert arbeitest und mit deiner freundlichen Art dazu beiträgst, dass sich Menschen willkommen fühlen, wirst du dich bei uns wohlfühlen.

Das erwartet dich bei uns

Wir sind keine klassische Steuerkanzlei. Wir verbinden persönliche Zusammenarbeit mit modernen digitalen Prozessen und dem sinnvollen Einsatz von KI. Unser Ziel ist es, Routinen zu vereinfachen, damit mehr Zeit für Menschen bleibt. Dich erwartet ein Arbeitsplatz, an dem Vertrauen, Eigenverantwortung und gegenseitige Unterstützung selbstverständlich sind.

Außerdem bieten wir dir:

moderne digitale Arbeitsprozesse

ein herzliches und wertschätzendes Team

strukturierte Einarbeitung

kurze Entscheidungswege

Raum für eigene Ideen

abwechslungsreiche Aufgaben mit Verantwortung

eine langfristige Perspektive

Arbeitszeit

Die Position ist mit etwa 25 Wochenstunden vorgesehen. Unsere Wunschbesetzung: Montag bis Freitag am Vormittag, damit unsere Kanzlei in dieser Zeit zuverlässig organisiert und besetzt ist.