Notarfachangestellte finden: Leitfaden für Arbeitgeber

Wer für ein Notariat oder eine Kanzlei mit Notaren qualifiziertes Fachpersonal sucht, stellt schnell fest: Notarfachangestellte finden ist weniger eine Frage der Anzeigenmenge als eine Frage der Präzision. Das Berufsbild ist fachlich klar umrissen – von der Urkundenausfertigung über den elektronischen Rechtsverkehr bis zur notariellen Kostenberechnung. Wer diese Inhalte in der Ausschreibung und im Gespräch benennt, kann genau jene Tätigkeiten sichtbar machen, die den Beruf ausmachen.

Dieser Leitfaden richtet sich an Notarinnen und Notare, Kanzleiinhaber, Büroleitungen und Personalverantwortliche. Er fasst zusammen, was das Berufeprofil des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB) abdeckt, wo der verwandte Beruf der Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten ansetzt – und wie Sie daraus Anforderungsprofile, Anzeigentexte und Interviewfragen ableiten können. Alle Praxisempfehlungen in diesem Beitrag sind redaktionelle Vorschläge und ersetzen keine individuelle Personalstrategie.

Inhaltsverzeichnis

• Berufsbild: Was Notarfachangestellte fachlich abdecken
• Kernaufgaben im Notariat: Urkunden, Register, Kosten
• Digitale Arbeitsweise und elektronischer Rechtsverkehr
• Abgrenzung: Notarfachangestellte oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte?
• Tätigkeitsfelder der Zielgruppe und was daraus für die Ansprache folgt
• Anforderungsprofil schärfen: Vorschläge für die Vorbereitung
• Stellenanzeige formulieren: Bausteine und Textbeispiele
• Auswahlgespräch: Fragen entlang der Tätigkeiten
• Eigene Ausbildung als zweiter Weg zur Besetzung
• Checkliste für die Besetzung
• Häufige Fragen
• Fazit

Berufsbild: Was Notarfachangestellte fachlich abdecken

Bevor Sie eine Stelle ausschreiben, lohnt der Blick auf das, was der Ausbildungsberuf offiziell umfasst. Laut dem Berufeprofil des BIBB umfasst das Profil der beruflichen Handlungsfähigkeit unter anderem das serviceorientierte Betreuen von Beteiligten – auch in englischer Sprache –, das Planen, Vorbereiten und Begleiten von Konferenzen und Besprechungen, das Planen, Organisieren, Gestalten und Optimieren von Betriebs- und Arbeitsabläufen sowie das Berechnen, Notieren und Überwachen von Fristen und Terminen. Hinzu kommt das Unterscheiden der Rechtssysteme und das Anwenden von Rechtsvorschriften.

Für die Personalgewinnung ist das relevant, weil sich daraus Anforderungen ableiten lassen, die über allgemeine Büroorganisation hinausgehen. Eine Ausschreibung, die Fristenüberwachung, Beteiligtenbetreuung und die Gestaltung von Arbeitsabläufen ausdrücklich benennt, beschreibt die Rolle entlang des Berufsprofils statt entlang allgemeiner Sekretariatsbegriffe.

Ein praktischer Vorschlag für die Vorbereitung: Markieren Sie vor der Ausschreibung, welche dieser Profilbestandteile in Ihrem Haus tatsächlich zum Alltag gehören und welche nicht. Arbeitet Ihr Notariat regelmäßig mit englischsprachigen Beteiligten, können Sie diesen Punkt ausdrücklich in den Text aufnehmen; ist das die Ausnahme, lässt sich das ebenso transparent formulieren. Beides sind Entscheidungen, die Sie bewusst treffen können, statt sie dem Zufall der Textvorlage zu überlassen.

Kernaufgaben im Notariat: Urkunden, Register, Kosten

Der fachliche Kern des Berufs liegt in der Urkundenarbeit. Notarfachangestellte bereiten Verträge und Erklärungen in Immobilien-, Handels-, Gesellschafts-, Familien- und Erbrecht vor und entwerfen sie unter Beachtung der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen. Sie fertigen Urkunden aus, nehmen Einsicht in das elektronische Grundbuch sowie das Handelsregister, werten die dortigen Informationen aus und erstellen notarielle Kostenberechnungen.

Hinzu kommen die Durchführung von Vollzugstätigkeiten zu notariellen Vorgängen und das Führen der Bücher und Verzeichnisse des Notars. Diese Aufgaben betreffen damit unmittelbar die Abwicklung notarieller Vorgänge im Haus – und sie liefern Ihnen die inhaltlichen Stichworte, mit denen Sie eine Position fachlich beschreiben können.

Für die Suche bedeutet das als Vorschlag: Formulieren Sie in der Ausschreibung die Rechtsgebiete, die bei Ihnen den Schwerpunkt bilden. Ein Haus mit überwiegend Immobilienkaufverträgen beschreibt eine andere Rolle als ein Notariat mit starkem Gesellschaftsrechtsbezug. Ein Textbeispiel für den Aufgabenteil:

„Ihr Schwerpunkt liegt bei uns auf Immobilienkaufverträgen: Sie entwerfen Vertragstexte, nehmen Einsicht in das elektronische Grundbuch, wickeln den Vollzug ab und erstellen die notariellen Kostenberechnungen.“

Solche Sätze benennen konkrete Tätigkeiten aus dem Berufsprofil und geben Bewerbenden die Möglichkeit, ihre eigene Erfahrung direkt zuzuordnen. Als Variante für eine Stelle mit erbrechtlichem Schwerpunkt: „Sie bereiten Erklärungen und Verträge im Familien- und Erbrecht vor, fertigen die Urkunden aus und begleiten die Beteiligten bis zum Abschluss des Vorgangs.“

Digitale Arbeitsweise und elektronischer Rechtsverkehr

Ein Teil des Berufsprofils, der in Stellenanzeigen leicht untergeht, ist die digitale Komponente. Zu den Kernaufgaben zählen laut Berufeprofil der Einsatz elektronischer Informations- und Kommunikationssysteme sowie branchenspezifischer Software im Rahmen der Vorbereitung und Abwicklung notarieller Vorgänge und das Ausführen vorbereitender Tätigkeiten im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs.

Daraus ergeben sich zwei Ansatzpunkte, die Sie für Ihre Ausschreibung prüfen können. Erstens: Benennen Sie Ihre eingesetzte Fachsoftware konkret, damit aus dem Text hervorgeht, in welcher Systemumgebung gearbeitet wird. Zweitens: Wenn Sie Ihre Abläufe modernisieren oder bereits weitgehend digital arbeiten, lässt sich das im Text aussprechen, statt es als bekannt vorauszusetzen.

Ein Formulierungsvorschlag für Kanzleien, die noch im Umbau sind: „Wir digitalisieren unsere Abläufe schrittweise. Sie bringen Ihre Erfahrung aus dem elektronischen Rechtsverkehr ein und gestalten die Umstellung in Ihrem Bereich mit.“ Das ist konkreter als ein pauschales „modernes Arbeitsumfeld“ und knüpft zugleich an den Profilbestandteil „Planen, Organisieren, Gestalten und Optimieren von Betriebs- und Arbeitsabläufen“ an.

Offene Fragen, die Sie intern vorab klären können: Welche Schritte des elektronischen Rechtsverkehrs liegen bei der ausgeschriebenen Position, welche beim Notar selbst? Wer übernimmt Einsichtnahmen in Grundbuch und Handelsregister? Und welche Software-Kenntnisse sind Voraussetzung, welche können im Haus vermittelt werden? Antworten darauf machen den Qualifikationsteil der Anzeige deutlich schärfer.

Abgrenzung: Notarfachangestellte oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte?

Eine der häufigsten Unschärfen in Ausschreibungen betrifft die Berufsbezeichnung. Neben dem Beruf der Notarfachangestellten gibt es den verwandten Ausbildungsberuf der Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten. Auch dessen Profil enthält notarielle Inhalte: das Führen von Büchern und Verzeichnissen des Notars, das Durchführen von Vollzugstätigkeiten zu notariellen Vorgängen sowie das Vorbereiten und Entwerfen von Verträgen und Erklärungen insbesondere im Bereich des Immobilienrechts und des Handels- und Gesellschaftsrechts unter Beachtung der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen.

Zusätzlich nennt dieses Profil anwaltlich geprägte Inhalte: das Anwenden von Bürgerlichem Recht, Wirtschafts- und Europarecht sowie Zivilprozessrecht in den verschiedenen Gerichtszweigen und -instanzen und das Durchführen von Mahnverfahren national und europaweit. Gemeinsam mit dem Notarfachangestellten-Profil hat es unter anderem die serviceorientierte Betreuung – dort von Mandanten und Beteiligten, auch in englischer Sprache –, die Planung von Konferenzen und Besprechungen, die Fristen- und Terminüberwachung, das Buchen betrieblicher Geschäftsvorfälle und Abwickeln von Zahlungsvorgängen sowie den Einsatz branchenspezifischer Software und den elektronischen Rechtsverkehr.

Beim Vergleich lohnt der Blick auf die Rechtsgebiete: Das Profil der Notarfachangestellten nennt beim Entwurf von Verträgen und Erklärungen ausdrücklich auch das Familien- und Erbrecht sowie das Ausfertigen von Urkunden; im Profil der Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten sind beim Vertragsentwurf vor allem Immobilienrecht und Handels- und Gesellschaftsrecht genannt. Wenn Erbverträge, Testamentsangelegenheiten oder familienrechtliche Urkunden bei Ihnen eine große Rolle spielen, ist dieser Unterschied für die Formulierung Ihrer Anforderungen interessant.

Für Ihre Suche heißt das als Empfehlung: Wenn Ihre Stelle anwaltliche und notarielle Aufgaben mischt, etwa in einer Anwaltskanzlei mit Notariat, können Sie beide Berufsbezeichnungen ansprechen. Beschränken Sie sich dagegen auf „Notarfachangestellte“, obwohl faktisch auch Mahnverfahren und Prozessakten anfallen, entsteht leicht eine Lücke zwischen Anzeige und Alltag.

Ein Vorschlag für die Überschrift einer gemischten Stelle: „Notarfachangestellte oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte (m/w/d) – Schwerpunkt Urkundenvollzug“. Der Zusatz macht den Schwerpunkt deutlich, ohne die zweite Qualifikation auszuschließen.

Tätigkeitsfelder der Zielgruppe und was daraus für die Ansprache folgt

Notarfachangestellte sind beruflich in Notariaten sowie in Rechtsanwaltskanzleien mit Notaren tätig. Das Tätigkeitsfeld ist im Berufeprofil also auf diese beiden Einsatzorte bezogen.

Beim verwandten Beruf der Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten nennt das Profil ein breiteres Feld: Diese Fachkräfte sind in Rechtsanwaltskanzleien sowie Notariaten, in Rechtsabteilungen von Unternehmen, im Bank- und Versicherungswesen sowie in allen Verwaltungs- und Unternehmensbereichen tätig, deren Schwerpunkt Rechts- und Finanzangelegenheiten darstellen.

Eine daraus abgeleitete Überlegung für Ihre Positionierung: Was macht die Arbeit in Ihrem Notariat inhaltlich aus? Mögliche Ansatzpunkte, die Sie prüfen können, sind die Nähe zur Urkundenarbeit, die Begleitung ganzer Vorgänge vom Entwurf über die Ausfertigung bis zum Vollzug oder die eigenverantwortliche Führung der Bücher und Verzeichnisse. Wenn Sie diese Inhalte benennen, beschreiben Sie die Stelle über ihre Substanz – und nicht über austauschbare Attribute.

Anforderungsprofil schärfen: Vorschläge für die Vorbereitung

Die folgenden Punkte sind redaktionelle Empfehlungen, keine Vorgaben. Sie helfen, das Berufsprofil in ein Anforderungsprofil zu übersetzen, das zur eigenen Kanzlei passt.

• Rechtsgebiete gewichten: Welche der im Profil genannten Bereiche – Immobilienrecht, Handels- und Gesellschaftsrecht, Familien- und Erbrecht – machen bei Ihnen den größten Anteil aus?
• Vollzug oder Entwurf: Soll die neue Kraft überwiegend Vollzugstätigkeiten übernehmen oder auch Verträge und Erklärungen entwerfen?
• Ausfertigung: Gehört das Ausfertigen von Urkunden zum Aufgabenkreis der Position?
• Kostenberechnung: Erstellt die Position notarielle Kostenberechnungen eigenständig?
• Register und Grundbuch: Wie häufig fallen Einsichtnahmen in elektronisches Grundbuch und Handelsregister sowie die Auswertung dieser Informationen an?
• Bücher und Verzeichnisse: Werden die Bücher und Verzeichnisse des Notars von dieser Stelle geführt oder mitgeführt?
• Fremdsprache: Wird die Betreuung von Beteiligten in englischer Sprache gebraucht – und in welchem Umfang?
• Organisation: Gehören Terminplanung, Vorbereitung und Begleitung von Besprechungen sowie die Überwachung von Fristen und Terminen zur Rolle?

Wenn Sie diese Punkte vor der Ausschreibung schriftlich beantworten, haben Sie bereits den inhaltlichen Kern der Anzeige – und einen Maßstab für die spätere Bewertung der Bewerbungen.

Stellenanzeige formulieren: Bausteine und Textbeispiele

Eine Anzeige für Notarfachangestellte kann als Vorschlag drei Blöcke klar trennen: Aufgaben, Qualifikation und Rahmen. Die Aufgaben lassen sich direkt aus dem Berufsprofil ableiten und auf Ihr Haus zuschneiden.

Beispiel Aufgabenblock:

„Sie entwerfen Verträge und Erklärungen im Immobilien- sowie Handels- und Gesellschaftsrecht, fertigen Urkunden aus, führen Vollzugstätigkeiten durch, nehmen Einsicht in das elektronische Grundbuch und das Handelsregister und erstellen notarielle Kostenberechnungen. Die Bücher und Verzeichnisse des Notariats führen Sie eigenverantwortlich mit.“

Beispiel Qualifikationsblock:

„Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Notarfachangestellte oder als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte. Erfahrung im elektronischen Rechtsverkehr und mit branchenspezifischer Notariatssoftware ist uns willkommen.“

Beispiel Organisationsblock:

„Sie planen Termine und Besprechungen mit Beteiligten, überwachen Fristen in laufenden Vorgängen und gestalten die Abläufe in Ihrem Bereich mit.“

Für den Rahmenteil gilt als Empfehlung: Nennen Sie das, was Sie tatsächlich anbieten, und verzichten Sie auf Floskeln. Angaben zu Arbeitszeitmodellen, Teamgröße, Einarbeitung und Fortbildungsbudget sind nachvollziehbar, allgemeine Attribute wie „dynamisch“ bleiben unscharf. Wer zusätzlich sehen möchte, wie Positionen im Kanzleiumfeld dargestellt werden, kann die Stellenangebote ansehen.

Auswahlgespräch: Fragen entlang der Tätigkeiten

Statt einer Standard-Fragenliste bietet sich an, das Gespräch an den Profilbestandteilen auszurichten. Die folgenden Fragen sind Vorschläge und bewusst offen formuliert, damit Bewerbende ihre Arbeitsweise schildern können:

• „Welche Vertragsarten haben Sie bisher selbst entworfen – und in welchen Rechtsgebieten?“
• „Wie gehen Sie beim Vollzug eines Vorgangs vor, wenn eine Eintragungsvoraussetzung noch fehlt?“
• „Mit welcher Notariatssoftware haben Sie gearbeitet, und welche Schritte des elektronischen Rechtsverkehrs haben Sie darin übernommen?“
• „Wie organisieren Sie die Überwachung von Fristen und Terminen in einem Vorgang mit mehreren Beteiligten?“
• „Wie gehen Sie bei der Einsichtnahme in Grundbuch und Handelsregister vor, und wie werten Sie die Informationen aus?“
• „Haben Sie notarielle Kostenberechnungen eigenständig erstellt?“
• „Welche Erfahrung haben Sie mit dem Führen von Büchern und Verzeichnissen?“
• „Wie betreuen Sie Beteiligte, die den Ablauf einer Beurkundung nicht kennen?“
• „Haben Sie Beteiligte auch in englischer Sprache betreut?“

Eine Fallbesprechung aus dem eigenen Alltag – anonymisiert und ohne echte Aktendaten – kann als Ergänzung dienen und zeigt Bewerbenden zugleich, wie bei Ihnen gearbeitet wird. Wenn Ihre Stelle anwaltliche Anteile enthält, lassen sich die Fragen erweitern, etwa um Mahnverfahren oder die Arbeit mit Zivilprozessrecht.

Eigene Ausbildung als zweiter Weg zur Besetzung

Neben der externen Suche bleibt der Aufbau eigener Fachkräfte über die Ausbildung. Notarfachangestellte ist ein Ausbildungsberuf; das BIBB-Berufeprofil führt ihn in der Berufesuche als Ausbildungsberuf mit dem oben beschriebenen Profil der beruflichen Handlungsfähigkeit.

Als Überlegung für die Praxis: Prüfen Sie, ob sich Ausbildung und externe Suche parallel betreiben lassen, statt nacheinander. Hilfreich dafür sind interne Antworten auf Fragen wie: Wer im Haus kann Auszubildende fachlich anleiten – insbesondere beim Vertragsentwurf, beim Vollzug und bei der Kostenberechnung? Welche Aufgaben können Auszubildende früh übernehmen, etwa vorbereitende Tätigkeiten im elektronischen Rechtsverkehr? Und wie dokumentieren Sie die Einarbeitung so, dass sie auch für spätere externe Neueinstellungen nutzbar bleibt?

Ein Blick auf benachbarte Kanzleiberufe kann die eigene Vorgehensweise ergänzen: Erfahrungen aus der Besetzung anderer Fachrollen lassen sich häufig übertragen, etwa aus dem Bereich Steuerfachangestellte im Kanzleibüro oder bei der Besetzung von Assistenzpositionen in Kanzleien.

Checkliste für die Besetzung

Diese Checkliste ist eine redaktionelle Empfehlung zur Selbstprüfung vor der Veröffentlichung:

• Ist in der Anzeige klar, ob Sie Notarfachangestellte, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte oder beide ansprechen?
• Sind die Schwerpunkt-Rechtsgebiete konkret benannt – einschließlich Familien- und Erbrecht, falls relevant?
• Steht im Text, welche Aufgaben eigenverantwortlich übernommen werden: Entwurf, Ausfertigung, Vollzug, Kostenberechnung?
• Ist genannt, ob die Bücher und Verzeichnisse des Notars zum Aufgabenkreis gehören?
• Ist die eingesetzte Fachsoftware genannt?
• Wird der elektronische Rechtsverkehr als Teil der Arbeit beschrieben?
• Ist angegeben, ob englischsprachige Beteiligtenbetreuung anfällt?
• Sind Teamgröße, Einarbeitung und Arbeitszeitmodell konkret statt werblich beschrieben?
• Gibt es einen klaren, niedrigschwelligen Kontaktweg mit Ansprechperson?
• Ist intern geklärt, wie schnell Rückmeldungen auf Bewerbungen erfolgen?

Wer zusätzlich Juristinnen und Juristen oder Referendare sucht, findet Anregungen zur Ansprache dieser Gruppen in den Beiträgen zu Wegen in die Kanzleipraxis und zum Referendariat in der Kanzlei.

Häufige Fragen

Welche Aufgaben kann ich in der Anzeige konkret nennen?
Als Orientierung dient das Berufeprofil: Vertragsentwurf in Immobilien-, Handels-, Gesellschafts-, Familien- und Erbrecht, Ausfertigen von Urkunden, Einsichtnahme in elektronisches Grundbuch und Handelsregister samt Auswertung der Informationen, notarielle Kostenberechnungen, Vollzugstätigkeiten sowie das Führen der Bücher und Verzeichnisse des Notars.

Kann ich auch Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte ansprechen?
Auch dieses Profil enthält notarielle Inhalte wie Vollzugstätigkeiten, das Führen der Bücher und Verzeichnisse des Notars sowie Vertragsentwürfe insbesondere im Immobilien- und im Handels- und Gesellschaftsrecht. Ob Sie beide Bezeichnungen nennen, ist eine Entscheidung entlang Ihres Aufgabenzuschnitts.

Wie beschreibe ich die digitale Seite der Stelle?
Das Berufsprofil nennt den Einsatz elektronischer Informations- und Kommunikationssysteme und branchenspezifischer Software bei notariellen Vorgängen sowie vorbereitende Tätigkeiten im elektronischen Rechtsverkehr – beides können Sie mit Ihrer konkreten Systemumgebung verbinden.

Fazit: Notarfachangestellte finden heißt, Fachinhalte sichtbar machen

Wer Notarfachangestellte finden will, kommt mit allgemeinen Bürotexten nicht weit. Das Berufsprofil ist fachlich dicht: Urkundenarbeit, Vollzug, Register, Kostenberechnung, elektronischer Rechtsverkehr, Fristen und die Betreuung von Beteiligten. Je genauer Ihre Ausschreibung diese Inhalte auf Ihr Haus herunterbricht, desto deutlicher wird, welche Erfahrung die Stelle verlangt. Die Entscheidung, ob Sie auch Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte ansprechen, und ein genauer Blick auf die eigenen Rechtsgebiete gehören zu den wirksamsten Vorarbeiten.

Ergänzend bleibt die eigene Ausbildung ein zweiter Weg, den Sie parallel aufbauen können. Personal gewinnen und offene Stellen besetzen: Unterstützung bei der Personalsuche anfragen.